Hilfe für Kassenwarte

Trag die ganze Runde auf dein eigenes Konto ein: Getränk wählen und die Anzahl einstellen, bis zu 30 auf einmal. Wer mittrinkt, bucht nichts.

Für andere eintragen können Mitglieder bewusst nicht. Auf ein fremdes Konto bucht nur ein Kassenwart.

Zahlt ein Mitglied das ganze Fass, legst du unter „Getränke“ ein Getränk wie „Fass 30 l“ mit dem Fasspreis an und buchst es unter „Transaktionen“ einmal auf sein Konto. Lösch das Getränk danach gleich wieder unter „Getränke“: Solange es aktiv ist, steht es in der Getränkeliste jedes Mitglieds, und ein falscher Tipp bucht den ganzen Fasspreis. Die Buchung bleibt beim Löschen erhalten. Wer aus dem Fass trinkt, bucht nichts; sag das am besten vorher an.

Hat jemand das Fass direkt bezahlt, der nicht über Bierkasse abrechnet, etwa ein Gast, buchst du gar nichts.

Eine eigene Funktion dafür gibt es noch nicht. So geht es trotzdem: Leg ein Getränk „Fassanteil“ an, dessen Preis der Fasspreis geteilt durch die Zahl der Teilnehmer ist, auf den Cent gerundet. Dann buchst du unter „Transaktionen“ jedem Teilnehmer einen Fassanteil und löschst das Getränk danach unter „Getränke“, damit es nicht in der Getränkeliste der Mitglieder stehen bleibt; die gebuchten Anteile bleiben erhalten.

Für das nächste Fass legst du ein neues Getränk „Fassanteil“ mit dem neuen Preis an, denn ein gelöschtes Getränk lässt sich nicht wieder aktivieren.

Sobald unter „Einstellungen“ → „Aufladekonto“ eine IBAN hinterlegt ist, sehen Mitglieder auf ihrer Seite den Knopf „Aufladen“. Er zeigt einen QR-Code (GiroCode), den Banking-Apps scannen: Empfänger, Betrag und der persönliche Verwendungszweck des Mitglieds (BK-…) sind dann schon ausgefüllt. Ohne QR-Code lassen sich die Angaben kopieren; mit hinterlegtem PayPal.me-Namen geht es auch über PayPal.

Das Geld geht direkt auf das Vereinskonto. Bierkasse sieht keine Kontobewegungen; die Aufladung erscheint deshalb erst im Guthaben, wenn du sie unter „Guthaben“ mit „Zahlung hinzufügen“ verbuchst. Der Verwendungszweck zeigt dir, zu wem die Überweisung gehört.

Mitglieder können ihren eigenen Eintrag 15 Minuten lang rückgängig machen. Danach, und für alles, was ein Kassenwart gebucht hat, öffnest du unter „Guthaben“ das Mitglied und wählst bei der Buchung „Stornieren“. Das erzeugt eine Gegenbuchung; die ursprüngliche Buchung bleibt im Verlauf sichtbar. Buchungen werden nie geändert oder gelöscht.

Eine falsch erfasste Zahlung kannst du dort im Verlauf des Mitglieds bearbeiten oder löschen.

Ja. Unter „Einstellungen“ → „Thekengeräte“ legst du ein Gerät an und scannst den angezeigten QR-Code mit dem Tablet oder Thekencomputer. Dieses Gerät bucht dann für jedes aktive Mitglied Getränke, ohne Konto. Es zeigt nur Namen, nie Kontostände, und hat keine Verwaltungsrechte. Eine falsche Buchung lässt sich am selben Gerät 15 Minuten lang rückgängig machen; danach stornierst du sie wie oben beschrieben.

Entfernst du das Gerät unter „Einstellungen“, ist es sofort abgemeldet. Die damit gemachten Buchungen bleiben erhalten.

Dein Nachfolger braucht ein eigenes Konto und muss dem Workspace beigetreten sein. Dann machst du ihn unter „Benutzer“ über das Menü (⋮) seiner Zeile zum Kassenwart und gibst in der Karte „Kassenwarte“ dein Amt ab.

Ein Workspace kann beliebig viele Kassenwarte haben, alle mit denselben Rechten; mindestens einer muss bleiben. Dein eigenes Mitgliedskonto mit Guthaben und Buchungen bleibt bestehen.

• Archivieren (unter „Benutzer“): Das Mitglied verliert den Zugang, Guthaben und Verlauf bleiben. Du kannst es jederzeit reaktivieren.
• Löschen: Name, E-Mail-Adresse und Zahlungsnotizen werden entfernt, ein verknüpftes Konto wird gelöscht. Buchungen und Zahlungen bleiben unter einem Platzhalter („Ehemaliges Mitglied #12“) erhalten, damit eure Abrechnung aufgeht. Mitglieder können ihr Konto auch selbst über das Kontomenü löschen; dann passiert dasselbe.
• Workspace löschen (unter „Einstellungen“): Die Löschung lässt sich 30 Tage lang rückgängig machen, danach ist alles gelöscht. Aus den Datensicherungen verschwinden die Daten spätestens 30 Tage später.
• Inaktivität: Ist ein Workspace zwölf Monate lang ungenutzt (keine Buchung, keine Zahlung, keine Anmeldung eines Kassenwarts), bekommen die Kassenwarte eine Erinnerung per E-Mail. Bleibt er danach 30 Tage ungenutzt, wird er zur Löschung vorgemerkt, wieder mit 30 Tagen zum Rückgängigmachen.

Lade vor jeder Löschung den Export herunter.

Unter „Einstellungen“ → „Datenexport“ lädst du jederzeit kostenlos alle Daten des Workspaces herunter: eine ZIP-Datei mit Mitgliedern, Buchungen samt Stornos, Zahlungen, Getränken und Preisänderungen als CSV-Dateien und einer Beschreibung aller Felder. Die Dateien lassen sich mit jeder Tabellenkalkulation öffnen.

Für die Kassenprüfung oder den Semesterabschluss reicht oft der Bericht unter „Berichte“, ebenfalls als CSV-Datei.

Nein. Bierkasse führt die Getränkekonten eurer Mitglieder, und der Export unterstützt eure Unterlagen. Für Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten ist euer Verein selbst verantwortlich: Ladet den Export regelmäßig herunter, etwa zu jedem Semesterende, und bewahrt ihn auf.

Bierkasse ist kein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne von § 146a AO und der Kassensicherungsverordnung und hat keine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Wer zur Kassenführung verpflichtet ist, nutzt Bierkasse nur als Nebenbuch für die Mitgliederkonten.

Euer Verein. Bierkasse verarbeitet die Daten im Workspace nur in seinem Auftrag; das regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag, den du beim Anlegen abgeschlossen hast. Deshalb informiert der Verein seine Mitglieder selbst. Dafür gibt es die Vorlage für den Datenschutzhinweis.

Guthaben und Buchungen aller Mitglieder sehen nur die Kassenwarte; jedes Mitglied sieht nur sein eigenes Konto. Fragen von Mitgliedern zu ihren Daten beantwortet der Verein, in der Regel du.

• Ihr entscheidet allein, wen ihr aufnehmt und wem ihr Getränke ausgebt, und beachtet den Jugendschutz (§ 9 JuSchG).
• Nutzt ein Arbeitgeber Bierkasse für seine Beschäftigten, ist er für die Zulässigkeit nach § 26 BDSG verantwortlich und beachtet die Mitbestimmung des Betriebsrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
• Was zwischen Verein und Mitgliedern gilt, etwa Preise, Guthaben und die Rückzahlung beim Austritt, regelt ihr selbst; Bierkasse ist daran nicht beteiligt.

Die Einzelheiten stehen in den AGB.

Schreib eine E-Mail an kontakt@bierkasse.de. Bierkasse ist ein privat betriebenes Projekt; Antworten kommen in der Regel innerhalb weniger Tage. Falsche Guthaben korrigierst du selbst, mit einem Storno oder indem du die Zahlung bearbeitest.